Το BPM είναι τέχνη

Σε μια συναντησή μου με ένα φίλο στη Θεσσαλονίκη έφερε η κουβέντα τη συζήτηση γύρω απο τις προοπτικές και την αξία του BPM. Έκανε μια φοβερή παρατήρηση λεγοντάς μου: 'Σχεδόν όλοι η παραγωγή δημιουργείται πλεόν στη Κίνα, οι συνθήκες κατασκευής σε πολλά παρόμοια brands δε διαφέρουν πολύ, η παραγωγή και τα υλικά σε πολλές περιπτώσεις είναι το ίδιο ποιοτικά, επομένως τι είναι αυτό που κάνει τη διαφορά? προφανώς είναι η διοίκηση εφοδιαστικής αλυσίδας, ο προγραμματισμός παραγωγής και το δυνατό μαρκετινγκ'. Ηταν μια πολύ καλή παρατήρηση και εν μέρει είναι σωστή. Όμως είναι μια καλή αφορμή να ψάξουμε για τη σωστή τοποθέτηση σε αυτό το σημείο. Η ερώτηση που θα πρέπει να κάνουμε λοιπόν είναι τι κάνει πλέον μια εταιρεία να είναι ανταγωνιστική! θα απαριθμήσουμε τους κυριότερους λόγους εδώ:
πρώτον και κυριότερον ανταγωνιστικός πλέον είναι αυτός που κάνει καίριες και σωστές τοποθετήσεις, είναι αυτός που έχει μια πετυχημένη στρατηγική. Αρα λοιπόν η ανταγωνιστικότητα έχει να κάνει με τη στρατηγική της εταιρείας. Οι επιλογές της διοίκησης και η γενική γραμμή που ακολουθεί η εταιρεία αποτελεί τον δρόμο για την κορυφή... η Διαφορετικότητα είναι πάντα σύμμαχος για την επιτυχία αρκεί να ισχύουν όλα τα παραπάνω που είπαμε.
Δεύτερον μια εταιρεία στο κατασκευαστικό κλάδο δε μπορεί παρά να οργανώσει τη παραγωγή της μέσα απο ένα πολύ καλό εργαλείο που υποστηριζει την εφοδιαστική αλυσίδα και του επιτρέπει να συμπεριλαμβάνει όλους τους παράγοντες στο προγραμματισμό παραγωγής.. το καλό εργαλειό δεν είναι κάτι απόλυτο. Θα πρέπει να επιλέξουμε σοφά βάσει του προυπολογισμού, του μεγέθους της εταιρείας και τις δικές της ανάγκες.
τρίτον θα πρέπει οι εταιρείες να αντιληφθούν τη δύναμη του BPM. Η κουλτούρα της διεργασιοκεντρικής λογικής θα πρέπει να υιοθετηθεί απο εταιρείες που επιδιώκουν την εξέλιξη τους. Όπως έχω δηλώσει, οι ρυθμοί αλλαγής των απαιτήσεων και αναγκών στην εποχή μας είναι πολύ γρήγοροι και δε θα πρέπει να τους αψηφούμε. Για να το πετύχουμε αυτό θα πρέπει να εφαρμόσουμε BPM. Η διαχείρηση των διεργασιών είναι μια συνεχώς εξελισσόμενη διαδικασία. Τα αποτελέσματα χρησιμοποιούνται συνεχώς.. η μοντελοποίηση υποκεινείται είτε απο τη στρατηγική, είτε απο προβληματικά σημεία, ευκαιρίες, εναύσματα,νομοθεσίες, είτε απο πρωτοβουλία ανάλυσης των ήδη υπάρχουσών διεργασιών και εύρεσης σημείων για αλλαγή.
Τέλος επειδή ζούμε στην εποχή της έντονης προβολής και της κυριαρχίας των ΜΜΕ, θα πρέπει να έχουμε μια καλά συντονισμένη ομάδα marketing έτσι ώστε να προωθήσει το προϊόν μας και να χρησιμοποιήσει όλα τα δυνατά εργαλεία του Marketing.
Ο συνδυασμός όλων αυτών θα φέρει επιτυχία και θα δώσει ώθηση για την επιτυχή πορεία της εταιρείας μέσα στο κλάδο της. Μη ξεχνάμε πως όλα αυτά μπορούν να επιτευχθούν απο ικανά στελέχη.. το δυναμικό θα πρέπει να ταιριάζει στη κουλτούρα της εταιρείας και να αρέσκεται σε αυτό που κάνει..



Giannis Giataganas
IT related

BPM: Σημεία προσοχής και παγίδες

Πολλές φορές οι στρατηγικές αποφάσεις των διοικήσεων(εγκατάσταση ERP η αντικατάσταση ενός legacy system απο ένα νέο ERP, κλπ) απαιτούν μια ανάλυση των διεργασιών που τρέχουν στην εταιρεία. Όμως ποιες παγίδες κρύβονται πίσω απο αυτή τη τακτική;
Αρχικά αν έχει ήδη γίνει παλαιότερα μια τέτοια ανάλυση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα αποτελέσματά της. Να θυμόμαστε όμως πάντοτε για ποιό λόγο έγινε η προηγούμενη μοντελοποίηση και αξιολόγηση επειδή είναι βασικός κανόνας πως κάθε μοντελοποίηση γίνεται πάντα για κάποιο συγκεκριμένο λόγο. Κάθε όψη μοντελοποίησης χρησιμοποιείται για το λόγο που επιλέξαμε εμείς. Για παράδειγμα μπορεί να μοντελοποιούμε την ίδια διεργασία με διαφορετικό βαθμό λεπτομέρειας κάθε φορα αφού στη μια περίπτωση θέλουμε απλά να δείξουμε ποια τμήματα συμμετέχουν σε αυτή ενώ στην άλλη περίπτωση θέλουμε να δώσουμε λεπτομερή εικόνα των διαδικασιών που εκτελεί κάθε τμήμα καθώς και τις υποδιαδικασίες αυτών.
Πολλές διοικήσεις θεωρούν την ανάλυση διεργασιών χαμένο χρόνο και περιττό κόστος μιας και έχει ήδη γίνει κάποια εργασία στο παρελθόν πάνω στο συγκεκριμένο θέμα. Όταν λοιπόν δεχόμαστε τέτοιες κριτικές για τις αναδιοργανώσεις μπορούμε να διαπιστώσουμε τουλάχιστον δυο πράγματα.
Πρώτον και κυριότερον, η διοίκηση είναι πολύ μακρια απο τη φιλοσοφία της αναδιοργάνωσης. Επίσης είναι πολύ πιθανό σε μια προηγούμενη εργασία αναδιοργάνωσης αυτή να στάθηκε πολύ μακριά απο την ουσία της. Όπως έχω δηλώσει και σε άλλο Post, η αναδιοργάνωση είναι άμεσα συνδεδεμενη με τη διοίκηση της εταιρείας. Αν η διοίκηση δεν δεσμευτεί στο έργο και δε συμμετάσχει ενεργά με το να συμβάλλει στη προώθηση των επερχόμενων αλλαγών μέσα στην εταιρεία, τότε η αναδιοργάνωση είναι όντως χάσιμο χρόνου και περιττό κόστος. Επομένως δεν έχει πειστεί για την αποτελεσματικότητα της αναδιοργάνωσης και απέχει πολύ απο την διεργασιοκεντρική φιλοσοφία.
Δεύτερον, η ομάδα της αναδιοργάνωσης δεν έκανε σωστά τη δουλεία της και δεν είχε σαφή και προκαθορισμένη μεθοδολογία. Είναι επιτακτική η ανάγκη για τη χρήση συγκεκριμένων μεθοδολογιών. Η επιλογή και χρήση τους έχει να κάνει κάθε φορά με το μέγεθος του έργου, το κόστος που μπορεί να διαπραγματευτεί η εταιρεία για το συγκεκριμένο έργο και το διαθέσιμο χρόνο για την ολοκληρωσή του. Η χρήση εργαλείων και μοντέλων για την απεικόνιση των διεργασιών είναι κάτι σχετικά νέο στην αγορά και είναι υποχρέωση της ομάδας συμβούλων και αναδιοργάνωσης να μεταφέρουν αυτή τη φιλοσοφία σε όλα τα τμήματα της εταιρείας, αν αυτή η φιλοσοφία δεν υπάρχει ήδη.
Επομένως ανακεφαλαιώνοντας κάποιες βασικές παγίδες είναι οι εξής:
η σωστή διαχείριση και χρήση των μοντέλων και των αποτελεσμάτων που έχουμε στη διάθεσή μας
η απροθυμία της διοίκησης
η κακή εκτέλεση του έργου απο την ομάδα της μοντελοποίησης.


Giannis Giataganas
IT related

BPM: κάνοντας το να πετύχει..

οι νέοι ρυθμοί και οι γρήγορα εναλασσόμενες απαιτήσεις που επιβάλλονται απο το άνοιγμα στη παγκόσμια αγορά σπρώχνουν τις ελληνικές επιχειρήσεις να αναζητήσουν μια αποτελεσμάτική λύση για τη συνεχή προσαρμογή τους. Απο εδώ και πέρα λοιπόν θα πρέπει να μιλάμε για μια συνεχή ανανέωση και αναθεώρηση των τρόπων που δουλεύει η εταιρεία. Μια πρώτη εκδοχή ήρθε με τα έργα αναδιοργάνωσης των διεργασιών. Tο λεγόμενο BPR (Business Businness Reengineering) αποτελεί μια επαναστατική μέθοδο για την ριζική αλλαγή των διεργασιών μιας εταιρείας. Φυσικά αναφερόμαστε σε project που έχουν αρχή και τέλος. Αν και τα έργα BPR ανά καιρούς είχαν μεγάλη επιτυχία, παρόλα αυτά είχαν ένα σημαντικό μειονέκτημα. Δεν είχαν τέτοιο μορφότυπο έτσι ώστε να κάνουμε συστηματική συνεχή χρήση των μοντέλων και να αξιολογήσουμε τα αποτελέσματα έτσι ώστε να έχουμε συνεχόμενη εικόνα των διεργασιών και της ανταπόκρισης αυτών στα νέα δεδομένα κάθε περιόδου. Αυτός λοιπόν ήταν και είναι ο στόχος της σχετικά νέας τάσης που ονομάζεται BPM. Το BPM(business Process Management) λοιπόν στηρίζεται σε μεθόδολογίες για τη συνεχή βελτίωση των διεργασιών μιας εταιρείας ή ενός οργανισμού όταν προκύπτει ανάγκη. Ο βασικός στόχος είναι το CPI(Continuous Process Improvement) μέσα από ένα επαναλαμβανόμενο κύκλο ζωής των μοντέλων. Επομένως δεν αντιμετωπίζουμε τη διαχείριση των διεργασιών ώς ένα Project που θέλουμε να φθάσει στο τέλος του. Αντιθέτως παρακολουθούμε τις διεργασίες και τους δείκτες αποδοτικότητας(όπως και φίλτρα που έχουμε θεσπίσει) μέχρις ότου να μας δωθεί αφορμή να παρέμβουμε και να εξετάσουμε τις νέες απαιτήσεις.
Παρόλα αυτά η μοντέλοποίηση, και πολύ περισσότερο η διαχείρηση των διεργασιών είναι μια πολύπλοκη και δύσκολη διαδικασία. Αυτό φαίνεται απο τα στατιστικά που μας δείχνουν πως ένα πολύ μεγάλο ποσοστό των εταιρειών έχει αποτύχει σε έργα αναδιοργάνωσης. Αυτό οφείλεται κυρίως στην έλλειψη κουλτούρας των εταιρειών γύρω απο τις διεργασίες αλλά και στην έλλειψη δέσμευσης της διοίκησης σε αυτά τα έργα. Οι μεγάλες επιυχίες που μπορεί να εχουν αυτά τα έργα σε εταιρείες που τα εφαρμόζουν δε πρέπει να βιάζουν τις υπόλοιπες εταιρείες να εφαρμόσουν κάτι ανάλογο. Η άνευ έρευνας αγορά και εφαρμογή εργαλείων είναι μια πολύ κακή επιλογή για τις εταιρείες. Επομένως τι προτείνουμε ; Οι δική μας πρόταση έγκειται στην υιοθέτηση των εταιρειών της Διεργασιοκεντρικής λογικής και την αναζήτηση των εκτιμήσεων ειδικών συμβούλων για την αξιολόγηση και την εύρεση της καταλληλότερης λύσης. Επομένως επιμένουμε στην άμεση χρήση αυτής της μεθοδολογίας που έχει τη δύναμη να απεγκλωβίσει τις εταιρείες απο την υποαπόδοση και να ανοίξει δρόμους για την κατάκτηση της κορυφής


Giannis Giataganas
IT related