Πολλές φορές οι στρατηγικές αποφάσεις των διοικήσεων(εγκατάσταση ERP η αντικατάσταση ενός legacy system απο ένα νέο ERP, κλπ) απαιτούν μια ανάλυση των διεργασιών που τρέχουν στην εταιρεία. Όμως ποιες παγίδες κρύβονται πίσω απο αυτή τη τακτική;
Αρχικά αν έχει ήδη γίνει παλαιότερα μια τέτοια ανάλυση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τα αποτελέσματά της. Να θυμόμαστε όμως πάντοτε για ποιό λόγο έγινε η προηγούμενη μοντελοποίηση και αξιολόγηση επειδή είναι βασικός κανόνας πως κάθε μοντελοποίηση γίνεται πάντα για κάποιο συγκεκριμένο λόγο. Κάθε όψη μοντελοποίησης χρησιμοποιείται για το λόγο που επιλέξαμε εμείς. Για παράδειγμα μπορεί να μοντελοποιούμε την ίδια διεργασία με διαφορετικό βαθμό λεπτομέρειας κάθε φορα αφού στη μια περίπτωση θέλουμε απλά να δείξουμε ποια τμήματα συμμετέχουν σε αυτή ενώ στην άλλη περίπτωση θέλουμε να δώσουμε λεπτομερή εικόνα των διαδικασιών που εκτελεί κάθε τμήμα καθώς και τις υποδιαδικασίες αυτών.
Πολλές διοικήσεις θεωρούν την ανάλυση διεργασιών χαμένο χρόνο και περιττό κόστος μιας και έχει ήδη γίνει κάποια εργασία στο παρελθόν πάνω στο συγκεκριμένο θέμα. Όταν λοιπόν δεχόμαστε τέτοιες κριτικές για τις αναδιοργανώσεις μπορούμε να διαπιστώσουμε τουλάχιστον δυο πράγματα.
Πρώτον και κυριότερον, η διοίκηση είναι πολύ μακρια απο τη φιλοσοφία της αναδιοργάνωσης. Επίσης είναι πολύ πιθανό σε μια προηγούμενη εργασία αναδιοργάνωσης αυτή να στάθηκε πολύ μακριά απο την ουσία της. Όπως έχω δηλώσει και σε άλλο Post, η αναδιοργάνωση είναι άμεσα συνδεδεμενη με τη διοίκηση της εταιρείας. Αν η διοίκηση δεν δεσμευτεί στο έργο και δε συμμετάσχει ενεργά με το να συμβάλλει στη προώθηση των επερχόμενων αλλαγών μέσα στην εταιρεία, τότε η αναδιοργάνωση είναι όντως χάσιμο χρόνου και περιττό κόστος. Επομένως δεν έχει πειστεί για την αποτελεσματικότητα της αναδιοργάνωσης και απέχει πολύ απο την διεργασιοκεντρική φιλοσοφία.
Δεύτερον, η ομάδα της αναδιοργάνωσης δεν έκανε σωστά τη δουλεία της και δεν είχε σαφή και προκαθορισμένη μεθοδολογία. Είναι επιτακτική η ανάγκη για τη χρήση συγκεκριμένων μεθοδολογιών. Η επιλογή και χρήση τους έχει να κάνει κάθε φορά με το μέγεθος του έργου, το κόστος που μπορεί να διαπραγματευτεί η εταιρεία για το συγκεκριμένο έργο και το διαθέσιμο χρόνο για την ολοκληρωσή του. Η χρήση εργαλείων και μοντέλων για την απεικόνιση των διεργασιών είναι κάτι σχετικά νέο στην αγορά και είναι υποχρέωση της ομάδας συμβούλων και αναδιοργάνωσης να μεταφέρουν αυτή τη φιλοσοφία σε όλα τα τμήματα της εταιρείας, αν αυτή η φιλοσοφία δεν υπάρχει ήδη.
Επομένως ανακεφαλαιώνοντας κάποιες βασικές παγίδες είναι οι εξής:
η σωστή διαχείριση και χρήση των μοντέλων και των αποτελεσμάτων που έχουμε στη διάθεσή μας
η απροθυμία της διοίκησης
η κακή εκτέλεση του έργου απο την ομάδα της μοντελοποίησης.
Giannis Giataganas
IT related
No comments:
Post a Comment