Αξιολογώντας την εγκατάσταση ERPs.

Τα ERPs είναι αδιαμφισβήτητα ένα μοντέλο έτοιμης λύσης για τις εταιρείες που θα ήθελαν μια off-the-shelf λύση. Όμως η ιστορία έχει δείξει πως η εφαρμογή τέτοιων συστημάτων δεν είναι πάντοτε ένα success story. Υπάρχουν πολλές περιπτώσεις στις οποίες καταναλώνεται πολύ χρήμα και χρόνος και δεν έχουμε τα αποτελέσματα που περιμέναμε αλλά επίσης και πιο ακραίες περιπτώσεις όπου η εφαρμογή στην πράξη γίνεται ένας πραγματικός εφιάλτης.

Παίρνοντας ως αφορμή τις ερωτήσεις που δέχομαι από γνωστούς και φίλους για το τι ακριβώς είναι ένα Enterprise Resource Planning system, θα ήθελα να παραθέσω σε αυτό το σημείο ένα απλό και σαφή ορισμό που δανείστηκα από το σύνδεσμο http://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning :

¨Enterprise resource planning (ERP) is a company-wide computer software system used to manage and coordinate all the resources, information, and functions of a business from shared data stores.

An ERP system has a service-oriented architecture with modular hardware and software units or "services" that communicate on a local area network. The modular design allows a business to add or reconfigure modules (perhaps from different vendors) while preserving data integrity in one shared database that may be centralized or distributed.¨

Ένας από τους μεγαλύτερους πονοκεφάλους των managers όσο αφορά τα συστήματα αυτά είναι η αξιολόγηση της επένδυσης πάνω σε αυτό το σύστημα. Επομένως πρέπει να αναλύσουμε όλες τις παραμέτρους πριν θεωρήσουμε ως δεδομένο πως η εφαρμογή ενός ενοποιημένου συστήματος είναι μονόδρομος. Πριν αποφασιστεί κάτι τέτοιο για τον οργανισμό, είναι αναγκαίο να αξιολογήσουμε τα δεδομένα και τις συνθήκες, την ίδια την εταιρεία, τη φιλοσοφία της, τη κουλτούρα της, την υποστήριξη των ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων από τα ενοποιημένα συστήματα και άλλα πολλά.

Πρώτα απ’ όλα, θα πρέπει να γίνει κατανοητό πως οι μεγαλύτερες προκλήσεις που αντιμετωπίζουμε για την εφαρμογή αυτών των συστημάτων δεν είναι οι τεχνικές αλλά κυρίως είναι ο τρόπος με τον οποίο μια επιχείρηση κάνει δουλειές,¨the way a company does business¨. Έτσι λοιπόν, ένας οργανισμός επιβάλλει από τη φύση του τη δική του λογική διαχείρισης καταστάσεων και γενικότερα της στρατηγικής ανάπτυξης που ακολουθεί. Έχουμε αναφερθεί πολλές φορές στην έννοια της κουλτούρας και εδώ είναι αυτή που έχει πρωταρχικό ρόλο. Η φιλοσοφία της ενοποίησης κάτω από τα ERPs είναι η στροφή προς μια ολοκληρωτική ενοποίηση δίχως να λαμβάνει υπ’ όψιν της πως μια επιχείρηση μπορεί να ενδιαφέρεται για ένα συγκεκριμένο βαθμό διαχωρισμού και τμηματικής υλοποίησης. Ένα στοιχείο που δεν καλύπτει το ενοποιημένο σύστημα είναι και τα customized processes που μπορεί να αποτελούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Αντίθετα είναι μόνιμη η τάση προς τα generic processes. Επομένως δεν είναι δύσκολο να συγκρουστεί η λογική του συστήματος με τη λογική της εταιρείας και να έχει μοιραία αποτελέσματα.

Ένας καλός τρόπος να αξιολογήσουμε τη κατάσταση είναι να έχουμε πλήρη γνώση για τη λογική των συστημάτων αυτών. Η επιχείρηση συλλέγει, δημιουργεί και αποθηκεύει πάρα πολλά δεδομένα. Στις περισσότερες επιχειρήσεις, τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται κάτω από μια βάση. Αυτό δημιουργεί προβλήματα όπως περιττά δεδομένα, δυσκολία συγχρονισμού μεταξύ δεδομένων, προσπάθεια αυτόματης μεταφοράς δεδομένων και άλλα πολλά. Η συντήρηση πολλών διαφορετικών συστημάτων κοστίζει και δεν μπορεί να έχει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα. Αν για παράδειγμα δεν μπορούμε να συνδέσουμε άμεσα τα συστήματα πωλήσεων και παραγγελιών με το σύστημα παραγωγής, τότε η παραγωγή και οι αποκρίσεις στους πελάτες θα είναι απαράδεκτες. Αν επίσης τα συστήματα marketing και πωλήσεων είναι ασύμβατα με αυτό του financial- reporting, τότε οι managers θα έχουν ως μοναδική βοήθεια τους το ένστικτο για να πάρουν αποφάσεις.

Η ευελιξία στην δημιουργία των in-house εφαρμογών ή ακόμα και ολόκληρων των συστημάτων είναι ουσιαστική αφού κόβεται και ράβεται σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τα best practices των ίδιων των επιχειρήσεων. Όμως αυτό δε συμβαίνει πλέον με τα ERPs αφού οι κατασκευαστές αυτών των συστημάτων επιλέγουν τι σημαίνει best practices και όχι οι ίδιες οι εταιρείες για τις οποίες καθορίζεται το software. Θα πρέπει να αναφερθεί πως ένας βαθμός παραμετροποίησης είναι επιτρεπτός. Και αυτό αν αναλογιστεί κανείς πως τα συστήματα αυτά είναι τμηματικά(modular). Αποτελούνται από modules και μια εταιρεία μπορεί να διαλέξει και να εγκαταστήσει αυτά που την αφορούν και χρειάζεται πραγματικά.

Αυτό λοιπόν που πρέπει να προσέξουμε πριν εφοδιάσουμε έναν οργανισμό με ERP είναι κατά πόσο αυτό μπορεί να μας βοηθήσει να βελτιώσουμε τις διεργασίες και κατά πόσο θα επιβαρύνει τον οργανισμό. Λόγω των προαναφερθέντων, είναι λογικό μια εταιρεία να θέλει να προστατέψει τον τρόπο με τον οποίο αυτή κάνει τη δουλειές της. Για παράδειγμα, η Compaq δε θέλησε να εγκαταστήσει ένα έτοιμο ERP αλλά να κάνει το δικό της ενδοεπιχειρησιακό IS. Και είναι απόλυτα κατανοητό όταν η εγκατάσταση ενός έτοιμου πακέτου θίγει τα ανταγωνιστικά προσόντα του οργανισμού.

Η στρατηγική επιρροή που έχουν τα ERPs στον οργανισμό δημιουργεί κάποιες προϋποθέσεις που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη. Από τη μία, η παροχή διεθνών, και σε πραγματικό χρόνο δεδομένων(λειτουργικών και οικονομικών) βοηθά στην επιπεδοποίηση των οργανισμών με το streamlining των πληροφοριών στις οργανωσιακές δομές. Από την άλλη, ένα τέτοιο σύστημα στρέφει στο συγκεντρωτικό τρόπο ελέγχου της πληροφορίας και την τυποποίηση των διεργασιών σε μεγάλο βαθμό. Αυτές οι τάσεις είναι χαρακτηριστικά των πιο ιεραρχικών επιχειρήσεων. Μάλιστα πολλοί το χρησιμοποιούν σαν ένα μέσο για την στροφή των οργανισμών σε μια πιο αυταρχική και τυποποιημένη επιχείρηση. Αυτό προφανώς δεν ισχύει για όλες τις επιχειρήσεις αφού κάποιες άλλες έχουν τον ακριβώς αντίθετο στόχο. Θέλουν να χησιμοποιήσουν τα ERPs με τέτοιο τρόπο ώστε να σπάσουν τις ιεραρχικές δομές, δίνοντας την ευκαιρία στους εργαζόμενους να είναι πιο απελευθερωμένοι και αρκετά καινοτόμοι σε αυτό που κάνουν. Αυτό φυσικά έχει να κάνει κάθε φορά με το κλάδο που εντάσσεται η εταιρεία και τη κουλτούρα της. Για να γίνω πιο συγκεκριμένος, οι managers των γρήγορα αναπτυσσόμενων και τεχνολογικά προσανατολισμένων επιχειρήσεων χρησιμοποιούν τα ERPs για να ενισχύσουν την πειθαρχία στον οργανισμό. Τα συστήματα λειτουργούν ως μέσο για καλύτερο έλεγχο και την τυποποίηση των διεργασιών στην εταιρεία. Αυτό φαίνεται να δουλεύει για την προαναφερθείσες επιχειρήσεις. Επιχειρήσεις από την άλλη που βρίσκονται στον χημικό βιομηχανικό τομέα, θέλουν να δώσουν άλλο αέρα στην επιχείρηση και σε όσους εμπλέκονται σε αυτή. Η δυνατότητα της διαμοίρασης της real-time πληροφορίας με low-level managers, με εργαζόμενους ακόμα και με πελάτες θεωρούν πως θα κάνει την επιχείρηση πιο λειτουργική και πιο δημιουργική.

Ένα άλλο πολύ σημαντικό κομμάτι στην αξιολόγηση της χρήσης των συστημάτων έχει να κάνει με την εγκατάσταση αυτών σε πολυεθνικές εταιρείες που έχουν εγκαταστάσεις σε πολλές διαφορετικές περιοχές ή ακόμα και χώρες. Η ερώτηση που θα πρέπει να απαντηθεί είναι κατά πόσο θα πρέπει να εκτελούνται παρόμοιες διαδικασίες ανεξαιρέτως περιοχής, χώρας κλπ. Για παράδειγμα η Dow Chemical εγκατέστησε νωρίς τέτοια συστήματα επειδή αξιολόγησε πως θα μπορούσε να μειώσει τα έξοδά της με το συγχρονισμό των οικονομικών και διαχειριστικών διεργασιών παγκοσμίως. Αυτό μπορεί να πάρει και μεγαλύτερες διαστάσεις όπως και έκανε η Οwens Corning μια εταιρεία κατασκευής υλικών. Σκέφτηκε πως η δημιουργία ενός παγκόσμιου μοντέλου παραγωγής θα βοηθούσε στο συντονισμό όλων των παραγωγικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Έτσι θα ήταν εύκολο να αλλάξουν ραγδαία τις λειτουργίες τους με βάση την αλλαγή των patterns στη προσφορά και ζήτηση. Η συγκεκριμένη επιχείρηση μπόρεσε με αυτό το μοντέλο να αντικαταστήσει 211 παλιά συστήματα που λειτουργούσαν σε όλη την εταιρεία. Αυτό που ώθησε την εταιρεία στην εγκαθίδρυση ενός ολοκληρωτικού συστήματος με δυνατότητα βέλτιστης αξιοποίησης της παραγωγικής διαδικασίας, ήταν η συνεργασία της διαχείρισης παραγγελιών, οικονομικών αναφορών και της εφοδιαστικής αλυσίδας. Πλέον ευρετήρια έτοιμων αγαθών μπορούν να εντοπισθούν καθημερινά τόσο στις αποθήκες των εργοστασίων όσο και στα κανάλια διανομής και τα ευρετήρια των υλικών μειώθηκαν κατά50%. Η εξοικονόμηση της εταιρείας υπολογίζονταν έως και $65 εκατομμύρια εκείνη την εποχή σαν αποτέλεσμα της παγκόσμιας συνεργασίας των διεργασιών.

Όμως η αγορά δε λειτουργεί το ίδιο για όλες τις επιχειρήσεις. Πολλές από τις επιχειρήσεις χρειάζονται να χρησιμοποιήσουν διαφορετικές εκδόσεις των συστημάτων για να μπορέσουν να εξασφαλίσουν την τοπική αυτονομία και τις απαιτήσεις που κάθε περιοχή έχει. Κάποιες από τις εταιρείες που χρησιμοποιούν αυτή τη προσέγγιση είναι η Νestle, η Hewlett-Packard και η Monsato. Η ιδέα είναι να υπάρχει ένας πυρήνας ίδιων πληροφοριών (πχ οικονομικών) αλλά να επιτρέπουν διαφορετικές πληροφορίες(πχ για πελάτες ) σε κάθε μονάδα ή γεωγραφική περιοχή. Το επονομαζόμενο federalist model δημιουργεί δύσκολα ερωτήματα όπως ποια πληροφορία θα πρέπει να θεωρήσει ένας manager ως κοινή και ποια θα πρέπει να επιτρέπεται να διαφέρει. Είναι λοιπόν μια πρώτη κατάσταση στην οποία μπορούμε να αντιληφθούμε τη δυσκολία στις αποφάσεις που πρέπει να παρθούν. Πριν ακόμα την έναρξη της υλοποίησης θα πρέπει όλοι οι managers(corporate and business unit managers) να απαντήσουν κάποιες ερωτήσεις όπως πόσο σημαντικό είναι για μας να επεξεργαστούμε παραγγελίες με ένα σταθερό τρόπο παγκοσμίως; Ο όρος του πελάτη έχει την ίδια ερμηνεία σε κάθε business unit; Επομένως σκοπός είναι να βρεθεί μια σωστή ισορροπία μεταξύ του commonality και του variability.

Είναι άξιο αναφοράς πως το federalist model είναι και η ακριβότερη υλοποίηση. Επίσης τα πιο συνηθισμένα δεδομένα που επιδιώκουν οι επιχειρήσεις να επεξεργάζονται με μια κοινή λογική είναι τα οικονομικά και τα λογιστικά.

Κάτι που πρέπει να προσέξουμε είναι η σκοπιά από την οποία πρέπει να αξιολογήσουμε ένα σύστημα. Οι εταιρίες με τα μεγαλύτερα οφέλη από τα ERPs είναι αυτές που αξιολογούν τον οργανισμό από οργανωσιακή και στρατηγική σκοπιά και όχι το ίδιο το σύστημα. Είναι σημαντικό να καταλάβουμε αυτή τη διάκριση. Πρέπει να αναλύσουμε με ποιο τρόπο η επιχείρηση κάνει τις δουλειές της; πώς μπορεί ένα σύστημα να βοηθήσει την ακολουθούμενη στρατηγική(αν αυτό είναι εφικτό); πως ένα τέτοιο εργαλείο θα βοηθήσει στην αναδιοργάνωση της επιχείρησης εξαλείφοντας τις αδυναμίες της; ποια modules από αυτά που μας παρέχει το σύστημα έχουμε ανάγκη να εγκαταστήσουμε και πως μπορούμε να λύσουμε προβλήματα που προκύπτουν όταν έχουμε ήδη ένα επαρκές IS σε κάποιο τομέα(πχ τον οικονομικό); Αυτά και άλλα ερωτήματα πρέπει να πέσουν στη διοίκηση των επιχειρήσεων. Πρέπει να τονιστεί πως οι δυνατότητες τέτοιων συστημάτων είναι πολλές και δε θα πρέπει σε καμία περίπτωση να αφήσουμε την τεχνική ομάδα να πάρει αποφάσεις για την παραμετροποίηση αυτών. Η ανάλυση θα πρέπει να γίνει από το συμβούλιο των εταιρειών ώστε να παρθούν και οι καλύτερες αποφάσεις. Αυτό το εργαλείο θα πρέπει να είναι στον έλεγχο των managers και όχι να συμβαίνει το αντίθετο. Τέλος ενώ η εγκατάσταση ενός τέτοιου συστήματος μπορεί να αποδειχθεί σωτήρια, κρύβει και πολλές παγίδες. Η γρήγορη εγκατάσταση τέτοιου συστήματος δεν ωφελεί όταν δεν έχουν παρθεί σωστές αποφάσεις από τη διοίκηση. Είναι καλό να προσπαθούν οι οργανισμοί να κινηθούν γρήγορα αλλά μια αστραπιαία εγκατάσταση δε μπορεί να έχει καλά αποτελέσματα βάσει των όσων αναφέραμε πιο πάνω.




Giannis Giataganas
IT related